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慧点科技邮件归档系统以六大特色满足需求

发布时间:2019-07-21 19:11:03 编辑:笔名

电子邮件归档审计不容儿戏。电子邮件已经成为企业沟通、交流的重要工具,不仅可以提高企业办公效率,还可能在法律纠纷中起到重要作用。但是与此同时,企业也面临邮件归档审计方面的诸多难题:

1.需要遵从萨班斯·奥克斯利法案、企业内部控制基本规范等国内外法律法规对邮件信息的归档和审计流程的相关要求。

2. 日积月累,随着企业业务量的持续增长、信息流的日益健全,越来越多的邮件给邮件服务器的存储和运行都带来了很大的压力。

3. 在海量邮件中查找所需的邮件往往效率很低,特别是在遇到需要响应审计诉讼等紧急情况时,要在法规要求的有效时间内,迅速提交相关邮件资料十分困难。

4. 邮件信息中往往包含一些很重要的企业信息,而这些信息分散在各处,企业无法对所有邮件的往来、操作及内容进行有效的监管审计。

5. 企业在耗费大量的时间、精力、成本备份邮件数据后,无法随时随地对邮件进行调取和管理,这给快速恢复邮件数据带来不小的困难。

针对以上困扰企业的难题,北京慧点科技有限公司(简称慧点科技)为企业用户提供了一款全面、高效、安全、便捷的邮件归档解决方案。该方案主要具有以下6大特色:

其一,全面满足法规遵从需求。慧点科技采用了能够全面满足法规遵从需求的企业邮件架构,将企业的电子邮件完整地迁移到企业邮件归档服务器上, 以满足国内外法律法规对邮件等电子文档的留存方式和留存时间要求。

其二,跨平台高效自动归档。慧点科技邮件归档系统不仅支持Windows、Linux等操作系统,更可同时连接Domino、Exchange等多种主流邮件服务器及多种存储设备,自动将企业中的邮件全部归档、管理起来。

其三,大幅度降低存储空间。慧点科技邮件归档系统在对邮件进行压缩、削减、单实例处理后,能够释放70%以上的邮件存储空间,用户可以在确保遵从法规的同时,大幅减少存储上的支持,并降低邮件系统的复杂性。

其四,不改变用户使用习惯。慧点科技邮件归档系统能够与邮件客户端和OA系统进行无缝对接,用户可以不用改变自己的使用习惯,依旧按照原来的方式查找、浏览、下载或转发已归档的电子邮件,更可以自行恢复误删的邮件。

其五,精准高效检索所需邮件。系统内置的搜索引擎支持多种语言和多种附件种类的检索,丰富的查询条件、多样的检索方式以及特有的归档数据加密存储格式,帮助用户在短短的几秒钟内从上百万封的邮件中搜到所需信息。

其六,集中监管审计企业邮件。慧点科技邮件归档系统提供自动审计、分组审计、邮件跟踪审计、操作行为审计、屏蔽敏感数据和监管情况通知等多种功能。用户可以自定义审计策略,由系统自动监控往来邮件并将结果发送给指定的监管人员。

慧点科技邮件归档系统已经为众多企业提供了专业的邮件归档服务,国内某国际机场股份有限公司就是受益者之一。在经过对邮件归档系统一段时间的使用后,公司对系统的表现十分满意。系统不仅将邮件一封不落地全部归档,从而实现相关法规的遵从,而且邮件经过去重压缩后的内容只占原空间的30%,邮件服务器的性能得到了显着的提升。其出色的搜索引擎也有效支持了紧迫的诉讼要求和日常工作的需要。而邮件监管功能也帮助公司审计部门能够及时发现符合监管条件的邮件,第一时间通知监管人员。这些都使慧点科技邮件归档系统完全融入到该公司的信息管理流程中,成为日常工作的重要组成部分。

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